「SFAツールの基本的な機能やメリット・デメリットを知りたい」
「ビジネスを効率化するためにSFAツールの導入を検討しているが、選び方や活用法がわからない」
このようなお悩みを抱えている方に向けて、本記事ではSFAツールの概要やメリット・デメリットをわかりやすく解説します。
抽象的なSFAツールのイメージを具体化するため、実際の機能や事例も紹介しています。
さらに、選び方や効果的な活用法、成功事例も取り上げていますので、SFAツール導入を検討している方はぜひ参考にしてみてください。
目次
SFAツールとは？基本的な機能
SFAとは営業活動を支援するデジタルツールのことを指します。
Sales Force Automationの略で、Sales Forceは営業部隊を、Automationは自動化を意味しています。
SFAツールの基本的な機能は以下の通りです。
- 顧客情報の管理：コミュニケーションの方法・履歴
- 商談の進捗状況の管理：誰がどの案件を担当し、どの段階なのかを把握できる
- 営業担当者の行動管理：顧客への架電数、訪問数、受注数などのデータを取得
これらの業務をシステム化することによって、業務プロセスの改善や情報共有の円滑化を図ることができます。
SFAツールのメリット
営業プロセスを可視化できる
営業プロセスとは、見込み顧客へのアプローチから、商談、契約、アフターサービスまでの営業活動のことを指します。
SFAツールを導入すると、営業プロセスを可視化することができます。
営業プロセスを可視化することで、業務や生産性に悪影響を及ぼしている部分を特定することが可能です。
たとえば、訪問数が多いのに受注数が少ない営業担当者に対して、アプローチ方法の改善などを提案することができます。
このように営業活動を見える化して、問題点を発見し解決することで、業務プロセスの改善が期待できます。
顧客情報を共有できる
SFAツールを導入すると、顧客情報を社内で共有することができます。
顧客情報を共有できれば、営業担当者が退職しても、他の社員への引き継ぎが容易になります。
連絡先の情報や取引履歴・トラブルの有無などを一元管理できるため、顧客維持率の改善やトラブル回避を期待できます。
さらに、特定の担当者が顧客の情報を独占して、会社の資産にならないという問題の解決も可能です。
業務を効率化できる
SFAは営業スケジュールや案件の進捗状況などの情報を一元管理できます。
そのため、状況確認や報告などのコミュニケーションコストを軽減することができます。
たとえば、管理者が営業担当者に商談の状況をいちいち電話で確認するといった手間を減らせるということです。
さらに、特定の案件の情報を探す際にも、キーワード検索するだけで、素早く簡単に見つけられます。
事務的な作業をシステム化することで、営業部全体の業務効率化を期待できます。
SFAツールのデメリット
入力作業がめんどくさい
SFAツールへの入力作業は、営業担当者にとって大きな負担になる可能性があります。
なぜなら、顧客情報・営業の進捗状況・商談内容など多くの情報をいちいち入力する必要があるからです。
たとえば、営業や商談で忙しい担当者が、入力作業を怠るというケースも考えられます。
こうなると、システムの情報と実際の情報が異なるという問題も発生するでしょう。
そのため、導入したけれど結局使わなくなってしまったという事例も実際にあります。
カスタマイズ性が低く使いにくい
多くのSFAツールは、提供者側が機能を決めているため、利用者は自社に合う機能を持つツールを探す必要があります。
しかし現実的には、利用者が自社の業務プロセスをツールに合わせて運用するのが一般的です。
導入してみたけれど、結果的にうまく適合できなかったという失敗事例も見られます。
自社の求めている機能がない場合は、費用が高額になるものの、カスタマイズ可能なツールを選ぶことが重要です。
維持費用が発生する
SFAツールは多くが月額制で提供されており、維持費用がかかります。
費用は1ユーザーあたり月に3,000円から1万円が相場で、ユーザー数が増えると負担も大きくなります。
長期的な利用を考えると、特にコストがかさむ場合があります。
また、使用を中止しても解約しない限り費用が発生するため、解約の手続きを忘れないよう注意が必要です。
SFAツールの選び方：失敗しないための重要ポイント
SFAツールを選ぶ際は、自社の業務に合った機能を備えていることが重要です。
事前に現場の営業担当者と調整したり、サービス提供者の導入実績を確認しましょう。
ただし、サービス提供者側が機能を決めているため、適合するツールを見つけるのは難しい場合があります。
その際には、カスタマイズ可能なツールも検討しましょう。
また、無料トライアル期間を活用して、実際に試しながら選ぶのもおすすめです。
SFAツール活用法：営業プロセスの自動化と効率化を最大化する方法
SFAツールを有効に活用するには、正確なデータの収集が必要不可欠です。
なぜなら、収集したデータを分析・活用して、業務プロセスの効率化や問題点を見つけるからです。
たとえば、訪問数が多いのに受注数が少ない場合、営業効率が悪いといえます。
これがもし、訪問数のデータが入力漏れしていて実際の回数より少なかった場合、問題点を見つけるのが困難になります。
SFAツール導入の成功事例と費用対効果
SFAツール導入の成功事例には以下のようなものがあります。
これらの事例から、SFAツールが営業プロセスの効率化に大きく貢献することがわかります。
ただし、SFAツールは月額制のものが多いため、料金次第では維持費が高額になるかもしれません。
そのため、導入して業務パフォーマンスが向上したとしても、費用に見合った効果を得ているかを評価する必要があります。
SFAツール導入による投資対効果（ROI）の計算方法
ROI（Return On Investment）とは、投資効果を数値化したもので、計算方法は「利益額÷投資額×100」です。
これにより、投資額に対する利益の比率がわかるため、投資の有効性を客観的に評価できます。
例えば、投資額が100万円で利益額が100万円の場合、100÷100×100で100%になります。
投資額と利益額が同じということは、収支がプラスマイナス０ということです。
つまり、ROIが100％を超えると投資額を上回る利益を得られたことになり、100以下だと損失や投資効果が薄いことを意味します。
ただし、SFAツールは導入から定着して効果が出るまでに一定期間かかるため、定期的にROIを計測して効果を確認することが重要です。
まとめ：営業プロセスの効率化に最適なSFAツールの選定と活用ポイント
本記事では、SFAツールの概要とメリット・デメリットを簡単に解説しました。
SFAツールは営業プロセスの効率化や業績アップに貢献しますが、入力作業が負担になってしまうというデメリットもあります。
入力作業を怠ると、データの精度が低下し、結果として業務改善や売上向上に繋つながらない可能性があります。
そのため、導入前の研修やガイドラインの作成、導入後のサポートが重要です。
成功事例が示している通り、正確なデータを収集し適切に活用すれば、SFAは強力な営業支援ツールとなるでしょう。